Digital bogføring

Hvornår skal vi være klare?

Start med Erhvervsstyrelsens frister

• Virksomheder, der aflægger regnskab efter årsregnskabsloven og som bruger et standard bogføringssystem, skal for regnskabsår, der begynder den 1. juli 2024 eller derefter, bruge et system, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen.
• Virksomheder, der aflægger regnskab efter årsregnskabsloven, men som bruger eget bogføringssystem, har lidt længere frist. Kravene til sådanne systemer skal være opfyldt for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2025 eller derefter.
• Selvstændige - de personligt ejede virksomheder - skal tidligst opfylde reglerne fra 2026. Den endelige dato kendes endnu ikke.

Lister over alle godkendte primo 2024 i LINK

Fristen for selskaber er ikke ændret og er alle med regnskab påbegyndt ikke før 1/7-2024 hvilket for de fleste vil sige for regnskabsåret 1/1- - 31/12 -2025 men skift i 2024 så I er klar. I som bruger eget bogføringssystem er fristen 1/1-2025 som for de fleste er helt samme regnskabsår.

De omfattede virksomheder skal, når de indberetter deres årsrapport, svare på, om de bruger et standard eller specialudviklet system som skal opfylde lovens/Erhvervsstyrelsens krav. Virksomhederne skal oplyse om alle bogføringssystemer, som de har anvendt i løbet af regnskabsåret. 

Et af kravene er dog allerede NU meget aktuelt for de omfattede - nemlig, at der skal ligge en skriftlig beskrivelse af bogføringsprocedurerne. Her kan de omfattede udarbejde deres egen beskrivelse, eller benytte Erhvervsstyrelsens formular som findes med i dette LINK:

Kravene omfatter § 6. Virksomheder, der er bogføringspligtige efter § 1, stk. 1, og som efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i 2 på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., skal under hensyn til § 5, stk. 2, udarbejde skriftlig beskrivelse af bogføringsprocedurer:

Skal jeg korte det ned, så skal det som minimum omfatte:

1. Digitalisering af bilag
2. Opbevaring af bilag i mindst 5 år
3. Elektronisk bankafstemning
4. Obligatorisk e-fakturering
5. Beskrivelse af bogføringsprocedurer
6. Data til offentlige myndigheder
7. Krav til IT- og datasikkerhed

Det er ikke noget man bare selv kan bygge sammen med et gammelt program, så - brug et der er godkendt og sats ikke på "gør det selv" her. Vil man nørde i alle kravene, så er de HER i link

Kravene til digital bogføring i øvrigt - vil for de fleste der er omfattet starte fra 1/6-2024 og dermed for regnskabsåret 1/1 2025. 

Det er IKKE så lang tid som du måske lige tror, så forbered dig. 

Med afsæt i bogføringsloven fastsætter bekendtgørelsen regler for, hvilke bilag der skal opbevares digital af virksomheder, som er omfattet af reglerne om digital bogføring. 

Bekendtgørelsen begrænser pligten til opbevaring af bilag digitalt til købs- og salgsfakturaer, der som minimum indeholder visse nærmere angivne oplysninger. 

Det betyder, at fx bonner fra supermarkeder, hvor der ikke fremgår modtager, og rentetilskrivninger, hvor der ikke fremgår betalings oplysninger, ikke er omfattet af pligten til digital opbevaring. Disse skal dog, som efter de hidtidige regler, opbevares forsvarligt sammen med resten af regnskabsmaterialet i 5 + indeværende år.  Reglerne om hvilke bilag, der skal opbevares digitalt, følger ikrafttrædelsestidspunkterne vedrørende kravet om digital bogføring for den enkelte virksomhed.

Virksomhederne skal altså opbevare deres bilag digitalt fra det samme tidspunkt, som de skal bogføre digitalt.   

Det er købs og salgsfakturaer og ikke finansbilag der SKAL opbevares digitalt men fordel at lægge alle digitalt
Butiksbon eller køb fra privat er ikke med i krav, som bygger på faktura der indeholder:
Fakturanummer
Udstedelsesdato
Navn og adresse på både sælger og køber
CVR-nummer på både sælger og køber
Beskrivelse af de leverede varer eller ydelser
Mængde og pris på de leverede varer eller ydelser
Momsbeløb og momssats

Hvem er omfattet af at skulle bogføre i digitalt regnskabsprogram og opbevare bilag digitalt?

Den tager jeg bare fra styrelsens egen vejledning her først:

1

Alle virksomheder, uanset størrelse, der har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, vil blive omfattet af de nye regler om bogføring via et digitalt bogføringssystem.

2

Andre bogføringspligtige virksomheder, herunder personligt ejede virksomheder, foreninger, filialer mv. der ikke har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, men har en omsætning over 300.000 kr. to år i træk, vil også blive omfattet af de nye regler om bogføring via et digitalt bogføringssystem.

Til 1 kan tilføjes, at det jo her drejer sig om alle selskaber - ApS, A/S og mange foreninger. Det er de som har pligt til årsrapport indberettet og offentliggjort i Erhvervsstyrelsen

Til 2 kan tilføjes, at det jo friholder alle personligt ejede virksomhed der ikke har en omsætning på over 300.000 kr to år i træk. Det vil dog også sige langt flest enkeltmands hvor en ejer skal kunne leve af det på nogen som helst måde.

Kravene til digitalbogføring efter ny bogføringslovs § 15 er:

1. 1
   Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.  
2. 
   
3. 2
   Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag. 
4. 
   
5. 3
6. Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

De punkter fra Erhvervsstyrelsen er ret selvforklarende men det kan tilføjes at;

Det kommer naturligvis til at koste et eller andet at bruge et af de certificerede programmer, da disse jo både skal lægger serverplads 5 år til og - garantere en lang række forhold.

Det er helt slut med at anvende Excel eller hvad man eller vil rode med, så snart man enten er et selskab eller personlig virksomhed man kan leve af.

Det kommer til at give langt lettere kontrol og sikkerhed OG for brugerne kommer de fleste til at opleve masser af fordele ved den delvist ensartede kontoform og hele digitaliseringssidens automatiseringer.

Her har du Erhvervsstyrelsen fulde gennemgang af lov mm i LINK

Alle cloud og hybrid standard regnskabsprogrammer skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen som vil certificere/godkende de som lever op til alle lovens krav, inkl. garantere regnskab og bilag i skyen i + 5 år mm.

Min mening:

Jeg er lidt ambivalent, for på nej siden vil jeg gerne have alle skal kunne drive en lille virksomhed, uanset som EMV eller ApS for så små omkostninger som muligt.
På ja siden synes jeg automatisering er vejen frem, og frem for tilfældige besværlige skattekontroller, vil dette lette kontrollen, ved den ensartede opsætning af alle tal. Det vil jeg mene gavner alle.

Om nogle år, så vil vi sikkert kunne se arbejde for, at nu skal vi ikke udfylde årsrapport på samme måde, og samme måske med udvidet årsopgørelse, for nu kan SKAT faktisk tage alle tal, vor omsætning, vort resultat før renter, renter, afskrivninger og og og - og selv lægge de tal ind i årsrapport og selvangivelse personligt. Alle programmer, vil lægge alle disse punkter og mere til, på helt samme sted i den kontoplan som digitalt skal kunne forbinde alt.

Jeg blogger her bare efter min bedste viden, og kan ikke holdes ansvarlig for evt. fejl eller misfortolkninger i mine tekster.

 

HUSK AT CHECKE INDHOLDSFORTEGNELSEN I MIN BLOG SOM DETTE LINK 

 

SE MEGET GERNE MINE 6 E-BØGER OG PAPERBACKS SOM ER GULD VÆRD FOR MANGE.
DER ER LINK TIL INDHOLDSFORTEGNELSE OG KØB SIDEN HOS SAXO. 

MANGE AF DEM KAN SPARE DIG PENGE I DET DAGLIGE I FIRMAET:

 

”START-UP" Komplet iværksætter ”bibel” – Lækker inspirerende hardcover bog med alle former for virksomhed, IVS + ApS og masser af inspirerende materiale at kaste sig over, og siden som uundværligt opslagsværk

"Grundbog til dig der vil være selvstændig". E-pub bog med ALT det grundliggende skrevet let fatteligt for dig der vil være selvstændig - for alle virksomhedsformer - stiftelse og hele driften

”Introduktion Til REGNSKAB” – en begynderbog om regnskab og bogføring

”Fradrag” Generelt om regler og praksis i fradrag + alfabetisk ordnede fradrag

"ApS" Alt om anpartsselskaber

”Personlig virksomhed” Om at stifte og drive enkeltmandsvirksomhed, PMV eller I/S

 

Facebook